Ciągłość działania, zarządzanie zmianą i zarządzanie środowiskowe

Jeśli przydzieliłeś pracownikowi nowe portfolio, czy musi on spędzić pierwszy tydzień na zapoznaniu się z działaniem systemów zarządzania dokumentacją i zbierania danych, czy też może od razu przejść do najważniejszych zadań? Jakie jest właściwe podejście do zarządzania środowiskiem w biznesie?

Niniejszy artykuł omawia, w jaki sposób zasady zarządzania zmianami (MOC) mogą być stosowane do biznesowej strony zarządzania środowiskowego w celu zwiększenia wydajności w obliczu wyzwań takich jak rotacja pracowników i zmiany przepisów.

Zarządzanie działem specjalistów EH&S polega na zarządzaniu zmianą. Zmiany przepisów, zmiany pracowników i zmiany materiałowe wpływają na zdolność do efektywnej pracy. Zadaniem specjalistów ds. zgodności jest bycie stabilnym i kompetentnym liderem prowadzącym przez zmiany w korporacji i zmiany przepisów. Zarządzanie zmianami jest częścią wszystkiego, za nadzorowanie czego odpowiedzialny jest członek kadry kierowniczej.

Porozmawiaj z prawie każdym kierownikiem ds. BHP, a powie Ci, że pracuje w branży od wielu lat, ale często nie na tym samym stanowisku przez zbyt długi czas. Wśród specjalistów ds. ochrony środowiska istnieje wiele możliwości przenoszenia się ze stanowiska na stanowisko lub z zakładu do zakładu. Jeśli zapytasz przedstawicieli kadry kierowniczej, co jest największym wyzwaniem w zakresie BHP, odpowiedzą Ci, że jest to strona biznesowa: zarządzanie środowiskiem, zarządzanie biznesem.

Wygląda na to, że pracownik, który opanował już jeden zakres obowiązków lub poznał wymagania dotyczące pozwoleń dla danego zakładu, zostaje przeniesiony, aby zająć się zupełnie nowym zakresem obowiązków. Jak można zapewnić, że będą w stanie sprostać tym wyzwaniom bez potknięć?

Jednego dnia pracownik może być odpowiedzialny za wydawanie pozwoleń dla zakładów w jednym stanie, a następnego może być odpowiedzialny za wszystkie pozwolenia lotnicze w całych Stanach Zjednoczonych. Możesz też zmienić jego portfolio z zarządzania emisjami do powietrza na analizę systemów/ulepszanie. Każde nowe zadanie jest tak samo ważne i wymagające jak kolejne.

Zarządzanie środowiskowe, zarządzanie biznesem i zarządzanie zmianą (MOC) stanowią pewne szczególne wyzwania dla profesjonalistów EHS:

• Personel zawsze musi zacząć działać odpodstaw i może nigdy nie mieć poczucia, że opanował swoje obecne portfolio, zanim zostanie przeniesiony gdzie indziej.
• Każdy nowy przydział portfela środowiskowego wymaga nadrobienia niedokończonych zadań, których nie wykonał poprzedni pracownik (zazwyczaj dlatego, że on sam musiał nadrabiać zaległości, ponieważ jego poprzednik został prawdopodobnie przeniesiony na inne stanowisko).
• Trudno jest ulepszyć lub zaktualizować systemy, gdy zespół nie jest w jednym miejscu na tyle długo, aby w pełni przeanalizować systemy i prześledzić projekty w dłuższej perspektywie czasowej.
• Każde portfolio może korzystać z zupełnie innego systemu zarządzania danymi, co oznacza, że pracownik musi nauczyć się "zupełnie nowego języka" i rozszyfrować nowe bazy danych za każdym razem, gdy przejmuje nowe obowiązki.

Połączenie tych wyzwań prowadzi do czegoś znacznie bardziej niestabilnego niż tylko osobista frustracja kierownictwa i personelu BHP - prowadzi to również do zwiększonego ryzyka braku zgodności z przepisami, niedotrzymywania terminów, utraty istotnych danych i wiecznego utknięcia w sytuacji nadrabiania zaległości w wypełnianiu obowiązków regulacyjnych na poziomie całej firmy. Zasadniczo sposób zarządzania zmianami i zapewniania ciągłości biznesowej w dziale BHP ma ogromny wpływ na to, jak dobrze radzisz sobie ze zgodnością z przepisami dotyczącymi środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa.

Wskazywanie możliwości osiągnięcia sukcesu w zarządzaniu zmianą

Co zatem można zrobić z problemem ciągłości biznesowej i zarządzania zmianą z perspektywy BHP?

Rozważmy to: systemy wykorzystywane do zarządzania środowiskowego mogą być kluczem do sukcesu.

System zarządzania środowiskowego, którego pracownicy używają do zarządzania wszystkimi swoimi obowiązkami w zakresie BHP i ochrony środowiska, jest w rzeczywistości Twoją tajną bronią w zapewnianiu ciągłości działania i łagodzeniu skutków. Należy również pamiętać, że chodzi tu o system, a nie osystemy - kluczem jest wdrożenie jednej scentralizowanej, znormalizowanej bazy danych dotyczących środowiska.

A oto dlaczego: jeśli chodzi o narzędzia do zarządzania środowiskiem, dwie głowy niekoniecznie są lepsze od jednej. Konieczność poznawania tajników dziesiątków oddzielnych baz danych, arkuszy kalkulacyjnych lub systemów zarządzania ochroną środowiska (EMS) kradnie tygodnie potencjalnie produktywnego czasu na początku pracy z nowo przydzielonym portfolio.

Zadaj sobie pytanie: czy od razu wiadomo, skąd pochodzą wszystkie ważne dane, z których korzystają twoi pracownicy, czy też muszą oni rozszyfrowywać skomplikowane formuły arkusza kalkulacyjnego, aby dowiedzieć się, w jaki sposób ich poprzednik uzyskiwał dane liczbowe?

Większość menedżerów ds. środowiska odczuwa ogromną ulgę (i jest nieco zaskoczona), gdy nie musi zaczynać od zera i uczyć się wszystkiego od nowa przy każdym nowym portfelu, gdy istnieje standardowy system. Co najważniejsze, ulga ta przekłada się na większą produktywność, mniejszą liczbę błędów i mniejsze ryzyko - innymi słowy, ciągłość biznesowa, na którą można liczyć.

W jaki sposób ustandaryzowany SZŚ poprawia ciągłość biznesową

Chociaż istnieje wiele korzyści płynących z posiadania znormalizowanego i scentralizowanego SZŚ, jedną z nich jest często pomijana korzyść płynąca z posiadania wszystkich narzędzi i danych, których pracownicy potrzebują do wykonywania swojej pracy, w chwili, kiedy ich potrzebują, niezależnie od tego, gdzie się znajdują i jakich zadań się podejmują.

Jeśli właśnie przydzieliłeś nowe portfolio nowozatrudnionemu pracownikowi lub awansowałeś kierownika ds. BHP, aby był odpowiedzialny za zgodność z przepisami w zupełnie innym obszarze działalności, ważne jest, aby wiedział on dokładnie, gdzie znaleźć wszystkie dane i rejestry, których jego poprzednik używał do wykonywania swojej pracy. A jeszcze ważniejsze jest posiadanie pewności, że rejestrowali i przetwarzali dane w taki sam sposób jak na poprzednich stanowiskach, jako że Państwa zespół wykorzystuje te same standardy zarządzania danymi środowiskowymi w skali całej korporacji.

Wdrożenie centralnego SZŚ dla całej organizacji daje Państwu trzy korzyści, które pokonują wyzwania związane z ciągłością biznesową:

1. Struktura SZŚ wymusza te ogólnokorporacyjne standardy zarządzania danymi. Dane są przechowywane i gromadzone w sposób zgodny z Państwa celami i potrzebami w zakresie zgodności. Dane można zawsze znaleźć dokładnie tam, gdzie powinny się znajdować i nie ma miejsca na to, aby ktoś mógł błędnie zinterpretować sposób przechowywania zapisów.
2. Każdy specjalista ds. BHP ma dostęp do tej samej strony, co oznacza, że przechodzenie z jednego portfolio do drugiego nie będzie wymagało od Twojego zespołu ponownego uczenia się wszystkiego od pierwszej strony. Będą oni już wiedzieli, gdzie znaleźć potrzebne dane i będą mogli rozpocząć pracę od podstaw.
3. Kierownictwo może nadzorować postępy całego działu BHP za pomocą scentralizowanej bazy danych, dzięki czemu zawsze wiadomo, na jakim etapie znajduje się zgodność firmy z przepisami i jej działalność w zakresie ochrony środowiska. Nawet w czasach ekstremalnej rotacji pracowników lub ogromnych zmian w zespole EH&S, menedżerowie wyższego szczebla mogą śledzić i upewniać się, że wszystko przebiega bez zakłóceń.

Krótko mówiąc, te korzyści płynące ze standaryzacji i centralizacji pomagają zapewnić, że firma działa normalnie w czasach zmian i niepewności. Nie dotyczą one tylko zarządzania środowiskiem, ale pomagają również w zarządzaniu zmianą.

EH&S i zarządzanie zmianą - zwycięskie połączenie

Biorąc pod uwagę fakt, że dla wielu profesjonalistów zarządzanie środowiskowe jest bardziej obowiązkiem niż źródłem zysków, podejście do działu BHP jako źródła pozytywnych zmian i partnera w długoterminowej strategii rozwoju może wydawać się dziwne. Jednak dzięki odpowiednim narzędziom dział ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa może szybko udowodnić, że jest doskonałym partnerem w zarządzaniu wzrostem i zmianami.

Jak ujął to jeden z analityków biznesowych, "kadra kierownicza wyższego szczebla w dużych firmach miała dla siebie i swoich organizacji prosty cel: stabilność. [...] Przejrzystość rynku, mobilność siły roboczej, globalne przepływy kapitału i natychmiastowa komunikacja rozbiły ten wygodny scenariusz w drobny mak. Aby osiągnąć długotrwały sukces, trzeba umieć zarządzać zmianami.

Dodalibyśmy również zrównoważony rozwój do tej mieszanki nacisków, które zmuszają biznes do przyjęcia zmian jako nowego celu końcowego. Producenci i ich dostawcy położyli nowy nacisk na upewnienie się, że zawsze będą mieli zasoby, energię i personel, aby kontynuować działalność w nieskończoność.

Zmieniające się siły rynkowe pozwoliły konsumentom wymagać, aby wiedzieć, że produkty, które kupują są produkowane w sposób odpowiedzialny i etyczny, a ci konsumenci mają środki do natychmiastowego komunikowania swojej radości lub niezadowolenia w chwili, gdy Twoja firma nie spełnia ich standardów.

Prawdziwe pytanie brzmi więc: czy możesz sobie pozwolić na zignorowanie tego rynkowego trendu w kierunku zrównoważonych zmian?

Dlatego właśnie uważamy scentralizowany SZŚ za idealne narzędzie pomagające zarządzać zmianami w przyszłości. Pomaga on Państwa zespołowi w realizacji zadań, takich jak raportowanie zgodności, które już wykonują, a Państwu, jako kadrze kierowniczej, daje standardy i dane pozwalające na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących sposobu zarządzania zmianami w trakcie prowadzenia firmy w procesie adaptacji do nowych celów zrównoważonego rozwoju.

Oto podsumowanie: inwestowanie w narzędzia EH&S, takie jak ustandaryzowany centralny SZŚ, uwzględnia zarówno codzienne obawy związane z ciągłością biznesową, jak i długoterminowe potrzeby zarządzania zmianami.

Udowadnianie należytej staranności w czasach zmian

Innym ważnym aspektem zarządzania zmianą jest możliwość udowodnienia, że we wszystkich okresach przejściowych zachowano należytą staranność . Ważne dane ścieżki audytu i inne niezbędne informacje środowiskowe są szczególnie narażone na zagubienie lub przeoczenie w czasie zmian i często dopiero gdy coś pójdzie nie tak, zdajemy sobie sprawę z tego, co tracimy.

Jeśli coś pójdzie nie tak, ważne jest, aby Twoja firma posiadała wszystkie dane i dokumentację, które pozwolą udowodnić, że należyta staranność została przeprowadzona w najlepszy możliwy sposób. Jest to najlepsza obrona przed nadmiernymi karami i zawiadomieniami o naruszeniu przepisów (NOV).

Centralizacja i standaryzacja zarządzania EH&S za pomocą jednego systemu i uniwersalnej bazy danych jest również najlepszym dostępnym narzędziem do zapewnienia, że wszystkie zapisy potrzebne do udowodnienia należytej staranności są na wyciągnięcie ręki. Wszystkie zapisy dotyczące środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa są bezpiecznie przechowywane w bazie danych, z jasnymi informacjami o tym, kto i kiedy wprowadził dane: w czasach zmian lub podczas audytów po przejściu, dane te mogą potencjalnie uchronić Cię przed utratą dziesiątek tysięcy dolarów.

Niezależnie od tego, czy jesteś członkiem kadry kierowniczej nadzorującym działalność firmy w zakresie BHP, czy też specjalistą ds. BHP w zakładzie produkcyjnym, zarządzanie zmianą jest częścią Twojego portfolio. Jeśli zależy Ci na trwałej ciągłości biznesowej, pierwszym krokiem jest połączenie wszystkich oddzielnych strumieni danych dotyczących BHP w jeden system. Po ustandaryzowaniu zarządzania danymi EH&S zarządzanie zmianą będzie o wiele prostsze i będzie polegało na zapewnieniu wysokiej jakości pracy personelu, a nie na konieczności uczenia każdego nowo zatrudnionego lub przeniesionego pracownika od nowa za każdym razem. Niezawodny strumień znormalizowanego zarządzania danymi EH&S przekłada się na niezawodny strumień wypełnionych obowiązków związanych ze zgodnością z przepisami, bez przeszkód w postaci spowolnień, zamieszania i ryzyka.

Lektura uzupełniająca

W tym artykule wymieniono niektóre z powszechnych zagrożeń i wyzwań związanych z zarządzaniem środowiskowym w biznesie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania ryzykiem w ogóle i poznać kilka standardowych metodologii, które możesz zacząć stosować już dziś do pomiaru ryzyka w swoim dziale środowiskowym lub procesach, kliknij poniższy przycisk, aby pobrać krótki przewodnik PDF dotyczący metodologii oceny ryzyka.

Zapytaj eksperta ERA:

Czy masz jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące tematu poruszonego w tym artykule? Chcesz uzyskać więcej informacji? Teraz masz szansę zadać pytanie jednemu ze specjalistów ds. środowiska firmy ERA. Proszę zostawić pytanie lub komentarz poniżej, a my upewnimy się, że jeden z naszych naukowców-ekspertów odpowie na nie.

Dowiedz się więcej na: http://chemiadoczyszczenia.pl