Jak każdy właściciel firmy działający w Teksasie wie, Teksas jest jednym z najściślej regulowanych stanów w zakresie ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa zakładu. To środowisko regulacyjne przyczyniło się do powstania jednych z najbardziej innowacyjnych technologii produkcyjnych oraz do ochrony środowiska i zdrowia publicznego.
Oznacza to również, że każdy, kto zarządza zakładem w Teksasie, powinien zapoznać się z działalnością Teksańskiej Komisji ds. Jakości Środowiska (TCEQ) i jej procesem dochodzeniowym. Właśnie to zapewni Ci ten artykuł: przegląd procesu audytu prowadzonego przez TCEQ oraz sposób, w jaki powinieneś się przygotować i zareagować.
Każda regulowana firma może być poddana audytowi i nie oznacza to, że Twoja firma narusza jakiekolwiek zasady lub kodeksy, jeśli otrzymasz wizytę od urzędnika TCEQ. Ale bez względu na to, jak ściśle stosujesz się do przepisów EHS, nigdy nie zaszkodzi być jak najlepiej przygotowanym, jeśli audytor zaplanuje dochodzenie.
Nigdy nie można być zbyt zorganizowanym, jeśli chodzi o przygotowanie się do audytu. Zanim jakikolwiek organ regulacyjny zobaczy Twój zakład, powinieneś starać się mieć wszystkie swoje dokumenty i zapisy wyłożone i gotowe. Będą one głównym narzędziem używanym przez audytora do oceny zgodności z przepisami i pierwszym wrażeniem tego, jak poważnie podchodzisz do zarządzania EHS. Niechlujne, nieuporządkowane lub brakujące zapisy są ogromną czerwoną flagą dla audytorów i sprawią, że będą oni tylko wnikać głębiej w twoje działania.
Większość czasu należy jednak poświęcić na upewnienie się, że wewnętrzne prowadzenie dokumentacji jest na najwyższym poziomie. Przejrzyj wszystkie istotne listy kontrolne, pozwolenia, wytyczne i inne publikacje, aby ustalić, jakie dokumenty musisz mieć pod ręką, aby udowodnić zgodność ze swoimi przepisami. Upewnij się, że żaden z przepisów nie został zaktualizowany bez Twojej wiedzy.
Zwróć szczególną uwagę na wymagania dotyczące sposobu dokumentowania pobierania próbek (jak często, które źródła, które lokalizacje, itp.), sposobu śledzenia wydajności sprzętu i jego konserwacji (jak często muszą być sprawdzane i jak należy to śledzić), sposobu śledzenia wszystkich rodzajów regulowanych emisji (metody monitorowania, okresy sprawozdawcze, limity, itp.) oraz sposobu wykazywania zgodności (jakie raporty należy składać i w jakich terminach).
Dla każdego przepisu i warunku pozwolenia, powinieneś mieć dokumentację przedstawiającą sposób, w jaki się do niego stosujesz, zapisy pokazujące Twoje metody zgodności oraz zapisy pokazujące, że zastosowałeś się do niego w odpowiednim czasie. Będziesz chciał wszystkie te, aby pokazać do swojego regulatora TCEQ. Na dodatek do tego wszystkiego, należy być w stanie prześledzić dokładnie, kiedy każdy z zapisów został wyprodukowany i kto był odpowiedzialny. Jasne ścieżki audytu staną się bardzo ważne, jeśli jakiekolwiek kwestie pojawiają się wewnętrznie lub jeśli audytor ma pytania.
Najlepszą praktyką dla tego typu przygotowań jest posiadanie systemu, który już centralizuje i tworzy ścieżki audytu dla przechowywania dokumentacji. Cyfrowy system archiwizacji przechowujący wszystko w jednym miejscu jest o wiele lepszy niż konieczność przekopywania się przez stosy papierów i szafek na dokumenty w wielu biurach - i robi o wiele większe wrażenie na audytorach.
Kiedy już uporządkujesz swoje dokumenty, ERA Environmental zaleca również przeprowadzenie pozorowanego audytu wewnętrznego z udziałem personelu odpowiedzialnego za zgodność z przepisami EHS. Jest to jeden z najlepszych sposobów na zidentyfikowanie luk w dokumentacji zgodności, zanim zrobi to audytor. Aby uzyskać więcej wskazówek na temat tego jak i dlaczego przeprowadzać audyt wewnętrzny, sprawdź nasz krótki przewodnik tutaj.
Ważne jest również, aby przejrzeć i powtórzyć wewnętrzne procedury bezpieczeństwa z całym personelem oraz upewnić się, że wszystkie urządzenia i źródła działają prawidłowo (nic nie jest tak katastrofalne, jak wyciek chemikaliów podczas audytu).
Jeśli masz wątpliwości co do jakiegoś aspektu zbliżającego się audytu, nie wahaj się skontaktować z organami regulacyjnymi i poprosić o radę lub wkład. Oni są tam po to, aby pomóc.
Dochodzenie z TCEQ może trwać kilka dni, tygodni, a czasem miesięcy, w zależności od złożoności i zakresu pozwolenia i wymagań regulacyjnych. Możemy jednak z całą pewnością stwierdzić, że im lepiej zorganizowana jest Twoja dokumentacja na potrzeby audytu, tym skuteczniej audytor może wykonać swoją pracę. W tym czasie najlepiej będzie, jeśli utrzymasz otwartą linię komunikacyjną z audytorem na wypadek, gdyby potrzebne były dodatkowe informacje lub wyjaśnienia. Nawet po opuszczeniu zakładu przez audytora i sporządzeniu przez niego raportu, nie zakładaj, że dochodzenie się skończyło lub że Twoja praca polegająca na pomaganiu mu została wykonana.
Na koniec dochodzenia TCEQ stwierdzi jedno z następujących stwierdzeń:
Brak dodatkowych problemów, obaw lub naruszeń
Dodatkowe kwestie, którymi należy się zająć, ale nie są uznawane za naruszenia
obawy lub naruszenia, które będą wymagały dodatkowych działań naprawczych
Po zakończeniu dochodzenia pracownik dochodzeniowy omówi domniemane naruszenie(-a) i dodatkowe kwestie. Prowadzący badanie sporządzi również i przekaże kierownikowi EHS formularz rozmowy końcowej, w którym odnotuje braku zastrzeżeń domniemanych naruszeń i/lub dodatkowych kwestii. Ponadto prowadzący badanie omówi ramy czasowe, w których należy przedłożyć dokumentację zgodności w celu wyjaśnienia domniemanego naruszenia (naruszeń). Jeśli nie wykonasz tych działań przed upływem terminu, TCEQ wyda Ci pisemne zawiadomienie o naruszeniu (NOV).
Dowiedz się więcej na: http://chemiadoczyszczenia.pl
Po zatwierdzeniu raportu z dochodzenia TCEQ wyśle list odnoszący się do dochodzenia, wszelkie dodatkowe kwestie, obawy lub naruszenia zostaną wymienione w podsumowaniu ustaleń dochodzenia dołączonym do listu.
Istnieją 3 rodzaje listów będących wynikiem dochodzeń w sprawie zgodności.
Ogólne pismo dotyczące zgodności
List z zawiadomieniem o naruszeniu (NOV)
Zawiadomienie o egzekwowaniu prawa (NOE).
A Ogólne Pismo Zgodności wskazuje, że Twój zakład został uznany za zgodny z przepisami. List ten może zawierać Dodatkową kwestię zawiadomienie, które co oznacza, że podczas dochodzenia zauważono pewien problem. Ten drobny problem należy rozwiązać poprzez komunikację z organem nadzorującym i zastosowanie się do jego zaleceń.. W obu przypadkach, należy złożyć pismo do dokumentacji zgodności.
List z zawiadomieniem o naruszeniu (NOV) oznacza, że podczas dochodzenia udokumentowano naruszenie przepisów. Działania naprawcze są wymagane w celu rozwiązania wymienionych naruszeń. Aby uzyskać pomoc w rozwiązaniu problemu naruszeń, należy skontaktować się z Biurem Regionalnym, określonym Programem Biura Centralnego lub Pomocą dla Małych Przedsiębiorstw i Samorządów Lokalnych, w celu uzyskania pomocy technicznej.
A Zawiadomienie o egzekwowaniut (NOE) oznacza, że naruszenia zostały udokumentowane podczas dochodzenia. Działania naprawcze zostaną wymienione w podsumowaniu wyników dochodzenia. Jeśli formalne egzekwowanie jest wszczęte przeciwko podmiotowi, nakaz lub porozumienia zostaną wydane, grzywny zostaną nałożone, a zgodność będzie nadal wymagana.
Należy pamiętać, że istnieją pewne naruszenia, gdzie działania egzekucyjne zostaną wszczęte ze względu na znaczenie lub powtarzalność naruszeń. Kryteria Inicjacji Egzekwowania (EIC) określa, czy list NOV lub NOE jest uzasadniony. Naruszenia w EIC są podzielone na trzy kategorie:
Kategoria A - wymagają automatycznego wszczęcia formalnego działania egzekucyjnego po ich wykryciu.
Kategoria B - odpowiedzialna strona będzie miała możliwość dostosowania się do przepisów. W nocie ostrzegawczej zostanie określony termin dostosowania się do przepisów, zostanie przedstawiony harmonogram dostosowania się do przepisów oraz zostaną potwierdzone naruszenia, które zostały usunięte i nie są wymagane żadne dalsze działania. Formalne działania egzekucyjne są wszczynane, gdy naruszenie kategorii B zostanie udokumentowane podczas dwóch kolejnych dochodzeń w ciągu ostatniego pięcioletniego okresu (powtarzających się) lub gdy respondent nie skoryguje naruszenia kategorii B przed upływem terminu dostosowania się do przepisów podanego w zawiadomieniu o naruszeniu.
Kategoria C - Niezgodność, która nie została w inny sposób uznana za naruszenie o wyższym priorytecie w kategorii a lub b. Formalne postępowanie egzekucyjne może zostać wszczęte, gdy naruszenie kategorii C zostanie udokumentowane trzy (3) razy w ciągu ostatnich 5 lat, włączając w to bieżące naruszenie.
Po otrzymaniu listu od TCEQ, pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy działania korygujące zgodność mogą być racjonalnie zakończone w wyznaczonym terminie. Jeśli nie, możesz skontaktować się z biurem regionalnym i poprosić o przedłużenie terminu. Należy jednak pamiętać, że są one dostarczane na podstawie indywidualnych przypadków i nie są gwarantowane. W związku z tym należy należy jak najszybciej rozpocząć działania naprawcze a nie liczyć na przedłużenie terminu.
Można również zakwestionować naruszenie, jeśli uważa się, że istnieje rozbieżność lub błąd w przytoczonych zarzutach. Należy jednak pamiętać, że jeśli zdecydujesz się zakwestionować ustalenia TCEQ może być nadal wymagane do przestrzegania harmonogramu działań naprawczych, aż do oficjalnej decyzji w sprawie.
Najważniejszym krokiem w każdej sprawie jest natychmiastowe rozpoczęcie działań naprawczych. Jest to jedyny sposób, aby zmniejszyć ryzyko dalszych kar lub naruszeń - nawet jeśli planujesz zakwestionować wyniki lub poprosić o przedłużenie terminu.
I ostatnia rada: traktuj każdy audyt i dochodzenie jako okazję do udowodnienia, jak dobrze sobie radzisz, a także jako okazję do nauki. Wprowadzenie systemów zarządzania danymi, które eliminują stres związany z audytami, pozwoli Ci przeżyć te interakcje z organami regulacyjnymi jako szansę na poprawę Twojego wizerunku, zdobycie ich zaufania i rozwój Twojej firmy.
Zapytaj eksperta ERA:
Czy masz jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące tematu poruszonego w tym artykule? Chcesz uzyskać więcej informacji? Teraz masz szansę zadać pytanie jednemu ze specjalistów ds. środowiska firmy ERA. Proszę zostawić pytanie lub komentarz poniżej, a my upewnimy się, że jeden z naszych naukowców-ekspertów odpowie na nie.
