Zarządzanie zgodnością z przepisami jest kluczowe dla każdego działu ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa (EH&S). Istnieje jednak wiele sposobów, aby robić to źle, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Czy popełniasz któryś z tych powszechnych błędów w zarządzaniu zgodnością w swojej firmie?
Jeśli nie używasz systemu automatyzacji danych do elektronicznego zbierania danych od swoich źródeł emisji, dostawców i sprzedawców, to robisz to w trudny sposób.
Ręczne gromadzenie danych środowiskowych oznacza, że zarządzanie zgodnością z przepisami środowiskowymi trwa dłużej, kosztuje więcej, wymaga większej liczby specjalistów EH&S i jest po prostu... trudniejsze.
Kierownicy EH&S ciągle narzekają, że są zmuszeni spędzać zbyt wiele czasu na próbach gromadzenia danych o materiałach i emisjach z niezliczonych źródeł danych i nie mają wystarczająco dużo czasu, aby faktycznie wykonywać ważną pracę związaną z zarządzaniem zgodnością.
Ta historia nie jest taka sama dla specjalistów EH&S, którzy byli wystarczająco bystrzy, aby zautomatyzować zbieranie danych.
Oprogramowanie arkuszy kalkulacyjnych może być świetnym narzędziem do niektórych zadań - zarządzanie zgodnością nie jest jednym z nich. Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych oznacza, że musisz być specjalistą od arkuszy kalkulacyjnych, a nie ekspertem ds. środowiska.
Jeśli obecnie używasz arkuszy kalkulacyjnych w swoim dziale BHP, zastanów się: kogo wolałbyś mieć za osobę odpowiedzialną za zarządzanie zgodnością środowiskową - kogoś, kto zna arkusze kalkulacyjne na wylot, czy kogoś przeszkolonego w zakresie monitorowania emisji, zrównoważonego rozwoju firmy i efektywnej alokacji zasobów?
Ważne jest, aby mieć odpowiednie narzędzia do pracy.
Arkusz kalkulacyjny nie jest właściwym narzędziem.
Nie ma nic złego w posiadaniu dużego działu EH&S, o ile talent wszystkich osób jest efektywnie wykorzystywany.
Częściej jednak duży zespół EH&S wskazuje, że procesy zarządzania zgodnością nie są tak efektywne, jak mogłyby być.
Czy zmuszasz eksperta ds. środowiska do spędzania całego dnia przy komputerze, ręcznie wpisując dane z MSDS? Czy kiedykolwiek straciłeś kontrolę nad informacjami, ponieważ było zbyt wiele osób przekazujących je dalej?
Są to dowody na nieefektywne wykorzystanie Twoich zasobów.
Jasne, konsultant może ułatwić Ci życie, wykonując za Ciebie wszystkie ustalenia i raporty dotyczące emisji, ale w dłuższej perspektywie nie sprawi, że będziesz w lepszej sytuacji.
W rzeczywistości, prawdopodobnie zapłacisz za konsultanta ponownie w następnym okresie sprawozdawczym, ponieważ w procesie konsultingowym nie zdobyłeś żadnej wiedzy o środowisku ani doświadczenia w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi Twojej własnej działalności.
Dzieje się tak dlatego, że usługi konsultingowe stwarzają ciągłą potrzebę korzystania z zewnętrznej pomocy w zakresie zarządzania zgodnością, zamiast umożliwiać Ci zrobienie tego samodzielnie. Oprogramowanie do zarządzania zgodnością środowiskową może umożliwić Ci zrobienie tego samego, co robi konsultant, ale ma o wiele większy zwrot z inwestycji.
Zdecydowanie najgorszym błędem, jaki popełniają firmy, jest całkowite ignorowanie zarządzania zgodnością środowiskową.
Z jakiegoś powodu wiele firm po prostu nie dba o to i traktuje nieodłączne ryzyko (które może być liczone w milionach dolarów) jako standardowy wydatek biznesowy.
Faktem jest, że inwestowanie w zarządzanie zgodnością jest tego warte: kosztuje mniej, Twoja firma będzie bardziej zrównoważona i będzie lepiej wyglądać w oczach klientów.
Minęły już czasy, kiedy społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR) była tylko miłym dodatkiem do sprzedaży. Twój rynek docelowy już używa CSR jako głównego czynnika w swoich decyzjach zakupowych. Jeśli myślisz, że zarządzanie zgodnością środowiskową jest po prostu kłopotliwe, pamiętaj: cena braku zgodności jest o wiele wyższa niż tylko koszt kary za brak zgodności.
Czy kiedykolwiek popełniłeś jeden z tych błędów w zarządzaniu zgodnością? Jak rozwiązaliście problem i jakie korzyści zauważyliście?
ERA Environmental Management Solutions wierzy w zapewnienie narzędzi, których zakłady potrzebują w każdej chwili, aby poradzić sobie z wieloma czynnikami i przepisami mającymi wpływ na Twoją firmę. To właśnie dlatego firma ERA Environmental nigdy nie stosowała wersjonowania w swoim modelu oprogramowania. ERA stoi na stanowisku, że oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) nie powinno być nigdy wersjonowane i aktywnie aktualizowane, aby nadążać za potrzebami Twojej firmy.
